רחוק, אבל קרוב / מאת מורלי דורי

רחוק, אבל קרוב / מאת מורלי דורי

על אף המשבר, יש לנו, אנשי הביטוח, הזדמנות להמשיך לייצר את הקשר האישי באמצעות כלים טכנולוגים לביצוע ישיבות עבודה, פגישות אישיות, או הדרכות מרחוק

כלים טכנולוגיים לביצוע שיחות ועידה, שיחות וידאו, שיתוף מסכי מחשב והצגת מצגותקיימים כבר עשרות שנים. בעשר השנים האחרונות התרחשה קפיצה משמעותית ביכולות, בעיקר בשל הגידול העצום בנפח תעבורת הנתונים ברשת, אשר אפשרה פיתוח טכנולוגיות על ידי גורמים רבים המציעים מגוון גדול של פתרונות.

במצב רגיל, הייתי משקיעה עכשיו כמה בכמה פסקאות נוספות כדי להסביר לכם את היתרונות הרבים של מערכות אלו וכמה השימוש בטכנולוגיות אלו יש לו השפעה דרמטית על חיינו. דוגמה אחת קצרה: עריכת ישיבות עבודה ללא יציאה מהמשרד תוך שימוש בטכנולוגיה מסייעת, לקיצור זמני נסיעה והפחתת העומס בכבישים וכתוצאה מכך הפחתת הזיהום הסביבתי. שתי מטרות אלו חשובות מאד ומעסיקות מדינות, חברות וגופים. אבל, במשבר הזה לא בטוח שיש צורך להסביר מכיוון שנראה כי נלמד בעל כורחנו את כוחם של כלים אלו.

לכן, במקום לנסות ולשכנע אתכם למה חשוב לעבור לביצוע ישיבות עבודה מרחוק, אסקור בקצרה ואמקד אתכם במספר כלים קיימים ומומלצים שיכולים להיות התחלה טובה להתנסות בחוויה ולבחינת הערך שהיא מייצרת.

לדעתי, קיימים שני צרכים עיקריים בנושא הזה עליהם נרצה לענות בתקופה הקרובה:

1. שיחות מרובות משתתפיםלכאורה ניתן לבצע שיחות ועידה טלפוניות בקלות רבה. יחד עם זאת, כדאי לאמץ שיחות וידאו מכמה סיבות עיקריות: א. האפשרות לראות את משתתפי הישיבה מסייעת לבניית אמון ושיתוף פעולה, ומקרבת בין אנשים. עריכת שיחות טלפוניות בלבד עשויה לחבל בהשגת המטרות לשמם נועדה השיחה, במיוחד ככל שהמשבר יימשך והניתוק בין האנשים יגדל. ב. במידה שקיימת הכרות רופפת בלבד, או לא קיימת הכרות מוקדמת בכלל, כמעט בלתי אפשרי לבנות אמון ראשוני ובסיסי בהכרות באמצעות הטלפון בלבד. במקרים כאלו מומלץ אף יותר לאמץ וידאו. ג. ככל שיחלוף הזמן ויותר אנשים יישארו בביתם, כך יהיה יותר נעים לכולנו לראות מדי פעם אנשים נוספים איתם יש לנו ממשק עבודה תכוף בימי שגרה, ומפגשים כאלו ישפרו את מצב הרוח האישי של כל אחד מאיתנו ויסייעו לנו לעבור תקופה זו.

2. שיתוף מסכיםאם זו מצגת, או הדגמה של מערכת, עריכת מסמך ביחד באמצעות וורד או בנייה משותפת של קובץ אקסל, הכל אפשרי באמצעות שיתוף מסך. הגורם אשר מציג או עורך את המסמך במהלך הפגישה יהיה זה שיזום את השיחה וישתף את האחרים בצפייה במסך המחשב שלו. האפקטיביות של שיתוף המסכים היא כה רבה עד שהיא מעוררת פליאה והתפעלות אצל כל מי שחווה  זאת לראשונה.

בבחירת כלי טכנולוגי, כאשר אנחנו נכנסים לעומקם של הכלים ומתחילים לבצע השוואות, תמיד נגלה כי כלים שונים מציעים תכונות שונות ורבות. תהליך כזה יכול להכניס אותנו לתהליך ארוך של בחינת מערכות. מאחר שהמערכות עליהן אמליץ מוצעות לשימוש גם במודל חינמי, ובצוק העיתים בו אנו מצויים, אני ממליצה להתנסות בשלב הראשון בשירות הבסיסי, לחוות ולהבין את הערך ולקבל החלטה האם כלי כזה מתאים לצורת העבודה שלנו ולמטרות שלנו. במידה שכן, ניתן לבצע לבדיקה מעמיקה יותר ולקבל החלטה איזו מערכת.

בטרם אציג את המערכות, חשוב לי להדגיש: 1. שתי המערכות הינן מערכות אינטרנטיותכלומר זו פלטפורמה טכנולוגית המחייבת התקנת רכיב מינימלי במחשב המקומי. תהליך ההתקנה פשוט וקצר (פחות מדקה) ומוסבר היטב באתר. כל המשתתפים בשיחה יצטרכו לעשות זאת, אך הם יקבלו זימון לפגישה מהמארגן ועם קבלת הזימון והכניסה לפגישה יבצעו את ההתקנה המקומית הנדרשת. 2. על מנת להשתמש במערכת יש לפתוח חשבון משתמש. מומלץ שחשבון המשתמש יפתח על ידי הגורם המזמן את הפגישות, כך שהשליטה בניהול המוזמנים ובהפעלה תהיה בידי המזמין. תהליך פתיחת חשבון הוא קצר ופשוט.

שתי המערכות המובילות היום את תחום שיחות הוידאו מרובות המשתתפים הן: Zoom – מדורג היום על ידי גרטנר כאחד הכלים החזקים ביותר בתחום. בשל המשבר היא מאפשרת שימוש חינמי ללא הגבלת זמן או כמות משתמשים.

https://zoom.us/

מדריך בעברית:  https://www.youtube.com/watch?time_continue=5&v=IeMiho1VORg&feature=emb_logo

https://www.youtube.com/watch?time_continue=4&v=IrsnTAfr4pA&feature=emb_logo

מערכת נוספת היא Webex – פלטפורמה טכנולוגית של CISCO. מאפשרת כרגע בשל המשבר שימוש חינמי במערכת ללא מגבלת זמן או משתמשים:

https://cart.webex.com/sign-up-webex

מדריך בעברית:

http://meyda.education.gov.il/files/katalog_hinuchi/oryanot_digitalit/madrich_shimush_webex.pdf

למעוניינים בכל זאת להעמיק ולהשוות בין פתרונות אלו ופתרונות נוספים שקיימים, מצ"ב לינק להשוואה שמצאתי ברשת

https://docs.google.com/document/d/1X1aeZuKR_mAUv57BuYoajrYNpGR0zC9nhQTFJKpPLwg/edit?fbclid=IwAR0xAN3QtGjLwq8wz_2TeFq-xYRVJzGv_QSZOf3Jz7JTgFr8l_WU8C_EOxE

כמה טיפים להיערכות לשיחה: 1. הכי חשובהיו סבלנים והכילו את התקלות הטכניות והקשיים הטכניים של עצמכם ושל השותפים לשיחה. בוודאי בשיחה הראשונה, אבל גם בשיחות שלאחר מכן יתכנו תקלות, קשיי הסתגלות וכו'. הסירו את השיפוטיות וקחו בחשבון זמן התארגנות על הטכנולוגיה. 2. בצעו את השיחה במקום שקט בבית (או במשרד). 3. עשו בדיקה מוקדמת של מצלמת הוידאו שלכם, המיקרופון והשמע. במידת הצורך דאגו לאוזניות. 4. במידה שאתם משתפים מסך, התארגנו מראש כדי למנוע מבוכההסירו התראות שלא רצוי לחלוק עם המוזמנים לשיחה (כמו ווטסאפ או מייל וכו'). 5. כבדו את זמן הפגישה שתואםהתחילו וסיימו בזמן. 6. אם אתם בביתהתלבשו וחייכו, יצאתם החוצה הרגע.

כולנו אנשי ביטוח הרגילים לעבוד עם אנשים בפגישות אישיות ובתקשורת אישית. על אף המשבר, יש לנו הזדמנות להמשיך לייצר את הקשר האישי שאנו יודעים לבנות ולנהל עם אנשים באמצעות טכנולוגיות מתקדמות. להמשיך לעבוד, לקדם נושאים, לתת שירות ולתקשר עם אחרים, בין אם בארגון שלנו או מחוצה לו. בין אם את סוכנת ביטוח שרוצה לשמור על קשר עם לקוחותיה או מועסקת בחברת ביטוח ורוצה לנהל את העובדים אשר נמצאים בבית, או להיות בקשר עם ספקים חיצוניים. בין אם אתה רוצה לתת ייעוץ אישי ללקוח ביחס להתנהלות בביטוחים בתקופה הקרובה, או להדריך עובד חדש על מערכת ניהול הלקוחות של המשרד. נראה רחוק? זה לא רק קרוב, זה בידיים שלכם.

______________

מנכ"לית ומייסדת PIL, המפתחת כלי עבודה דיגיטליים לענף הביטוח